W kontekście planowania projektu zasoby to wszystkie środki, jakimi dysponujemy lub jakie musimy pozyskać, aby zrealizować zaplanowane działania. Zasoby dzielą się na zasoby ludzkie (personel, wolontariusze, eksperci), zasoby rzeczowe/materialne (sprzęt, materiały, pomieszczenia) oraz zasoby finansowe (pieniądze na pokrycie kosztów). Dobre zarządzanie projektem wymaga, abyśmy na etapie planowania zidentyfikowali potrzebne zasoby i zaplanowali ich wykorzystanie – tak, by podczas realizacji niczego nie zabrakło.
Zasoby ludzkie (personel i wolontariusze): Już przy tworzeniu zespołu określiliśmy, kto będzie realizował projekt i jakie ma kompetencje. Z perspektywy zasobów, warto zapytać: czy mamy wystarczającą liczbę ludzi o odpowiednich umiejętnościach do wykonania wszystkich działań? Jeśli nie, to zasobem do pozyskania może być np. dodatkowy trener, specjalista zewnętrzny, grupa wolontariuszy. Trzeba uwzględnić dostępność tych osób w potrzebnym czasie. Np. czy trener, którego chcemy zatrudnić, na pewno będzie wolny w planowanych terminach warsztatów? Czy wolontariusze (np. uczniowie) nie będą mieli wtedy innych zajęć? Zasobem ludzkim jest też czas zespołu – każdy ma pewną przepustowość godzinową. Jeśli projekt wymaga dużo pracy, a członkowie zespołu są np. wolontariuszami z ograniczonym czasem, trzeba realistycznie ocenić, czy ich łączny dostępny czas pokryje potrzeby. Czasem rozwiązaniem jest zaangażowanie kolejnych osób lub zmniejszenie zakresu działań.
Zasoby rzeczowe (infrastruktura, sprzęt, materiały): Tutaj lista jest szeroka: – Miejsca realizacji działań: sale warsztatowe, aula na konferencję, boisko na festyn, dostęp do komputera i internetu do webinarów, itp. Trzeba upewnić się, że będziemy mieli gdzie prowadzić zajęcia i spotkania. Czy posiadamy własne miejsce (np. siedziba NGO, szkolna sala), czy musimy je zdobyć (wynająć lub uzyskać nieodpłatnie)? Jeśli wynająć – uwzględniamy koszt w budżecie. Jeśli bezpłatnie – trzeba zawczasu dogadać terminy i rezerwacje. Np. czy dom kultury, który obiecał salę, potwierdził nasz termin na piśmie? Zasobem bywa również przestrzeń wirtualna – np. serwer do strony internetowej, konto na platformie e-learningowej. – Sprzęt: np. projektor, komputer/laptop, nagłośnienie, flipchart, mikrofony, aparat fotograficzny, kamera, itp. Zastanówmy się, co będzie potrzebne na poszczególnych działaniach. Jeśli planujemy np. warsztaty medialne – może potrzebne są kamery do ćwiczeń. Mamy własne? Ktoś pożyczy? Czy trzeba wynająć? Bardzo ważne: dostępność i sprawność sprzętu we właściwym czasie. Lepiej przetestować przed wydarzeniem, czy rzutnik działa, czy kable są kompatybilne, by uniknąć stresu na miejscu. Zasobem jest także np. samochód, jeśli musimy dowieźć sprzęt lub ludzi – czy ktoś z zespołu ma auto i prawo jazdy, czy wynajmujemy transport? – Materiały zużywalne: np. materiały biurowe (flipcharty, markery, karteczki samoprzylepne, długopisy, teczki), materiały szkoleniowe (papier, wydruki, prezentacje, ulotki), gadżety dla uczestników (notesy, koszulki?), nagrody w konkursach, artykuły spożywcze (woda, kawa, ciastka na przerwy). To wszystko powinno być policzone: ile osób * ile rzeczy = zapotrzebowanie. Np. warsztat dla 20 osób przez 3 dni – ile kartek flipchart zużyjemy? może 10 arkuszy dziennie, czyli 30 arkuszy, plus markery 2 komplety, notatniki 20 sztuk itd. Lepiej mieć odrobinę więcej (zapas) niż za mało. Zaplanowanie tego jest bazą do budżetu, bo większość z tych rzeczy trzeba kupić. Ale może część posiadamy? Np. nasza organizacja ma w szafie niewykorzystane długopisy z poprzedniego projektu – to też jest zasób, który możemy wykorzystać bez dodatkowych kosztów. – Materiały merytoryczne/publikacje: jeśli projekt zakłada opracowanie jakiegoś poradnika, filmu, strony internetowej, to one same też wymagają zasobów: autorów (zasób ludzki), sprzętu (komputer do składu, program graficzny), papieru do druku, drukarni (usługa), dystrybucji. W tym przypadku plan zasobów przenika się z budżetem i harmonogramem (kiedy i za ile wydrukować). – Technologie: Czy potrzebujemy jakichś specjalnych narzędzi cyfrowych? Np. licencji na oprogramowanie, dostępu do Zoom/Teams (wersja premium?), platformy do ankiet online, bazy danych? Należy to rozważyć. Często są dostępne darmowe narzędzia, ale np. praca zdalna z młodzieżą może wymagać Minecrafta czy czegoś – to koszt. Lepiej zawczasu wiedzieć.
Zasoby finansowe: Ten punkt jest oczywisty – czy mamy pieniądze na wszystkie koszty. Budżet (lekcja “Budżet”) to odzwierciedlenie finansowe potrzeb zasobowych. Tworząc listę zasobów materialnych do zakupu, tworzymy budżet. Natomiast warto też spojrzeć odwrotnie: jakimi finansami realnie dysponujemy i czy z takimi środkami zapewnimy wszystkie potrzebne zasoby. Jeśli nie – może poszukamy dodatkowych źródeł finansowania (sponsorów, zbiórki) lub poszukamy oszczędności (np. poprzez partnerstwa dające nieodpłatnie salę czy wolontariuszy zamiast płatnej kadry). Zasobem finansowym może być też wkład własny niefinansowy (wolontariat, udostępnienie lokalu), który realnie zastępuje potrzebę wydawania gotówki.
Zasoby już dostępne vs do zdobycia: W planowaniu zasobów warto rozróżnić: – Zasoby, które już mamy – np. doświadczony zespół (nasz kapitał ludzki), własne komputery, biuro do pracy, materiały biurowe w szafie, znajomy w Urzędzie, który pomoże (kapitał społeczny). Te musimy tylko zaplanować jak wykorzystać. Np. jeśli mamy biuro, ustalamy: tu będą odbywać się spotkania i skład materiałów – nie musimy szukać innej przestrzeni. – Zasoby, które musimy pozyskać/zakupić – wszystko czego nie mamy, a potrzebujemy. To idzie do listy zadań: pozyskanie takiego zasobu. Np. znaleźć trenera (termin do marca, odpowiedzialny X), wynająć projektor – poszukać sponsorów lub wypożyczalni, kupić materiały papiernicze – lista zakupów, osoba Y przed warsztatami kupuje.
Optymalizacja i gospodarność: Planując zasoby, starajmy się nimi gospodarować efektywnie. Jeśli np. zamawiamy catering na 10 osób, a na warsztacie będzie 8 – może zmniejszyć zamówienie, by nie marnować jedzenia i pieniędzy. Jeżeli kupujemy sprzęt (np. aparat), to pomyślmy, czy potem można go wykorzystać również w kolejnych projektach – to zwiększa trwałość. Może nie trzeba kupować wszystkiego nowego – np. można wypożyczyć rzutnik od partnera raz na miesiąc zamiast kupować rzutnik za kilka tysięcy (chyba że mamy budżet i potem on posłuży latami). Dobrze jest przejrzeć posiadane zasoby przed robieniem listy zakupów – np. “Mamy 3 przedłużacze, więc nie kupujemy nowych”. Budżet często jest ograniczony, więc mądre użycie zasobów własnych i lokalnych to oszczędność.
Partnerstwa jako źródło zasobów: Często można pokryć braki w zasobach przez współpracę z partnerami. Np. Urząd Gminy może udostępnić salę konferencyjną za darmo, Ochotnicza Straż Pożarna użyczy namiotów na festyn, firma lokalna sponsoruje druk materiałów, biblioteka pożyczy projektor, szkoła zapewni wolontariuszy do pomocy. W planie zasobów warto wypisać takie rzeczy i przypisać do partnerów. W opisie projektu (wniosku) takie wkłady partnerów też są mile widziane – pokazują zaangażowanie środowiska. Np. “Zasoby zapewniane przez partnerów: Gmina – sala obrad, Biblioteka – sala komputerowa i komputery, MDK – nagłośnienie, Zakład Poligraficzny XYZ – wydruk 100 plakatów gratis”. Jeśli uda się takie rzeczy zorganizować, to zmniejsza to budżet konieczny i bywa warunkiem, by w ogóle projekt był realny.
Zasoby a dostępność (w sensie inkluzji): Mały, ale ważny aspekt: dostępność zasobów dla wszystkich. Jeśli np. nasza sala warsztatowa jest na drugim piętrze bez windy, a chcemy zaprosić osoby na wózkach – to problem. Zasobem staje się np. schodołaz lub zmiana sali. Jeśli materiały są drukowane małą czcionką, a uczestnikami są seniorzy – lepiej przygotować większe fonty. Czy mamy zapewniony ewentualnie tłumacza migowego, jeśli w grupie jest osoba niesłysząca? Takie rzeczy warto przemyśleć przy planowaniu zasobów, by projekt był inkluzywny i spełniał wymagania dostępności (coraz częściej formalne wymogi grantodawców tego wymagają).
Zapas zasobów: Zasada podobna jak z czasem – miejmy trochę zapasu kluczowych zasobów na wypadek nieprzewidzianego zużycia lub straty. Np. dodatkowy toner do drukarki, kilka nadprogramowych kanapek (z doświadczenia – lepiej, żeby zostało jedzenie niż żeby zabrakło dla kogoś), kilka blankietów dyplomów więcej (jak się ktoś dopisze), drobna kwota rezerwy w budżecie na nieprzewidziane wydatki. Oczywiście nie zawsze budżet pozwala, ale szczególnie rzeczy niskokosztowe – wziąć więcej markerów, kolejny blok papieru – to drobiazg, a ratuje, gdy nagle skończy się w trakcie pracy.
Zarządzanie zasobami podczas projektu: Gdy projekt ruszy, trzeba pilnować korzystania z zasobów. Np. gospodarka materiałami – żeby starczyło do końca (nie zużyć wszystkiego na pierwszych zajęciach), opieka nad sprzętem – by się nie popsuł, albo by mieć plan jak szybko naprawić/zastąpić (może obok analiza ryzyka: co jak projektor zgaśnie?). Zarządzanie ludźmi – nie przeciążać ich, motywować (ludzki zasób też się “zużywa” – ludzie mogą się wypalić, więc dbajmy o dobrą atmosferę i docenienie pracy). Zarządzanie finansami – by zasobu pieniędzy nie brakło przed końcem (to rolaskarbnika, ale zespół też musi pilnować, by wydatki były rozważne i zgodne z planem).
Inwentarz końcowy: Po projekcie warto zrobić spis zasobów, które zostały lub które nabyliśmy – by przekazać je dalej czy wykorzystać w kolejnych działaniach. Np. sprzęt kupiony – staje się zasobem organizacji (trzeba go wpisać w majątek), niewykorzystane materiały – można przekazać do szkoły czy innej instytucji by służyły (jeśli to z dotacji, warto spytać grantodawcę co zrobić z pozostałościami typu niewykorzystane długopisy – zazwyczaj nie ma problemu żeby spożytkować w misji). Dokumentacja projektu – to też zasób (zdjęcia, filmy, prezentacje), który może posłużyć promowaniu kolejnych inicjatyw.
Podsumowując, planowanie zasobów to upewnienie się, że mamy wszystko, czego potrzeba do realizacji projektu, albo wiemy jak to zdobyć[107]. Powinniśmy sporządzić swoisty “koszyk zakupów i posiadanych rzeczy” – dotyczy to ludzi, rzeczy i pieniędzy. W projekcie obywatelskim, gdzie budżet bywa napięty, ważne jest kreatywne podejście – korzystanie z zasobów lokalnych, partnerstw, wolontariatu, by pokryć potrzeby. W opisie działań często pojawia się rubryka “niezbędne zasoby”, w której trzeba opisać co jest potrzebne do wykonania działania – warto to wtedy ładnie przedstawić[108]. Np. “Do przeprowadzenia warsztatów potrzebna będzie sala komputerowa na 15 stanowisk (zapewnia szkoła), trener z doświadczeniem (członek naszego stowarzyszenia), materiały dydaktyczne (skrypt – opracujemy i wydrukujemy, 20 stron dla każdego uczestnika), rzutnik i flipchart (posiadamy własne), drobny poczęstunek (kawa, herbata, ciastka – zakup ze środków projektu)”. Taki opis pokazuje, że wiemy, co jest potrzebne i mamy to pod kontrolą. Jak radzi praktyka NGO: planując działanie, zawsze myśl “jakie materiały, sprzęt i środki są potrzebne, by je zrealizować?”[109]. Odpowiedź na to pytanie właśnie kształtuje plan zasobów. Projekty, które mają dobrze zabezpieczone zasoby, przebiegają sprawniej i bez przestojów – a to klucz do sukcesu.