Każdy dobry projekt, zwłaszcza społeczny czy edukacyjny, nie kończy się w momencie osiągnięcia rezultatów – warto zadbać o to, by te rezultaty zostały upowszechnione, czyli trafiły do jak najszerszego grona odbiorców i mogły być wykorzystane także poza gronem bezpośrednich uczestników. Plan upowszechniania rezultatów (czasem zwany planem promocji wyników) to strategia pokazania światu, co udało się dzięki projektowi osiągnąć, i zachęcenia innych do korzystania z tych osiągnięć[122]. Dodatkowo, upowszechnianie służy pochwaleniu się sukcesem i zwiększeniu wpływu projektu na społeczność[123].

Dlaczego upowszechnianie jest ważne? Bo potęguje efekty naszej pracy. Jeśli np. stworzyliśmy świetny poradnik dla młodzieżowych rad gmin, to dzięki upowszechnieniu może on posłużyć dziesiątkom innych gmin, a nie tylko naszej. Upowszechnianie zwiększa zasięg oddziaływania projektu, prestiż organizacji, buduje nowe partnerstwa i rozszerza wpływ nawet na polityki lokalne czy praktyki innych podmiotów[124]. W programach europejskich (np. Erasmus+) upowszechnianie rezultatów jest wręcz obowiązkowym elementem – każdy wnioskodawca musi przedstawić plan takich działań we wniosku i potem go zrealizować[122]. Również polskie konkursy (FIO, itp.) premiują dzielenie się wynikami. Tak więc zaplanowanie upowszechniania jest nie tylko dobre dla społeczności, ale często wręcz wymagane przez grantodawców.

Elementy planu upowszechniania: Powinien on odpowiedzieć na pytania: – Co chcemy upowszechniać (jakie rezultaty)? – Do kogo (jakie grupy odbiorców poza uczestnikami)? – Po co (jaki efekt upowszechniania – np. zachęcić innych do podobnych działań, wprowadzić nową praktykę gdzie indziej)? – Kiedy (upowszechnianie nie musi czekać na koniec projektu, może być w trakcie i po zakończeniu)? – W jaki sposób/ poprzez jakie narzędzia (konferencje, publikacje, media społecznościowe, platformy internetowe, sieciowanie z innymi)?

Plan upowszechniania warto budować już na początku projektu. Jak radzą eksperci Erasmus+, identyfikację potencjalnych rezultatów do upowszechniania planuje się już na etapie tworzenia projektu[125]. Czyli już teraz zastanawiamy się: co wartościowego powstanie i jak potem będziemy się tym dzielić?

Określenie rezultatów do upowszechnienia: Nie wszystko z projektu musi iść na zewnątrz, ale kluczowe rzeczy – tak. Wybieramy te najważniejsze, najciekawsze, użyteczne wyniki, które chcemy pokazać dalej[126]. Przykłady: – Wypracowane materiały edukacyjne (scenariusze zajęć, poradniki, raport z diagnozy) – można je udostępnić innym. – Metody lub modele działania – np. nowy model współpracy młodzieży z władzami, który można zastosować w innych gminach. – Historie sukcesu, doświadczenia – np. nagrać filmik z uczestnikami opowiadającymi, co zmieniło projekt. – Produkty cyfrowe – strona internetowa, aplikacja – upowszechnić, by inni mogli korzystać. Zidentyfikowanie “co konkretnie mamy do przekazania” to krok 1[126].

Grupy docelowe upowszechniania: Zastanawiamy się, kogo mogą zainteresować nasze rezultaty poza nami i uczestnikami. Kogo warto nimi “zarazić”?[127] Na przykład: – Inne szkoły w regionie – mogą wdrożyć nasz program edukacyjny u siebie. – Samorządowcy z innych gmin – mogą powołać młodzieżowe rady, widząc sukces naszej. – Organizacje pozarządowe o podobnym profilu – wykorzystają nasz podręcznik. – Społeczność lokalna szeroko – żeby wiedziała, że młodzież coś super zrobiła (buduje klimat poparcia). – Media lokalne/regionalne – by nagłośnić sprawę. – Instytucje wspierające (np. kuratorium, ministerstwo) – może zainspirują się, docenią i upowszechnią jeszcze szerzej.

Dla każdej takiej grupy warto przemyśleć, co ją interesuje i jak do niej trafić[128][127]. Inaczej będziemy komunikować z młodzieżą (social media, język luźny), inaczej z urzędnikami (raport, pismo), inaczej z NGO (konferencja branżowa, artykuł w portalu ngo.pl).

Terminy upowszechniania: Działania upowszechniające często rozplanowuje się podczas i po projekcie. Niektóre rzeczy można upubliczniać na bieżąco – np. relacje w mediach, posty w social media w trakcie trwania projektu (to buduje też widoczność projektu). Kulminacja bywa na koniec – np. organizujemy konferencję podsumowującą tuż po zakończeniu działań, gdzie prezentujemy efekty. Ale upowszechnianie może iść dalej po zakończeniu finansowania – np. utrzymujemy stronę z materiałami przez rok czy dłużej, rozsyłamy informacje jeszcze parę miesięcy później. W planie warto ująć te etapy: krótkoterminowe upowszechnianie (w trakcie i zaraz po) i długoterminowe działanie na rzecz upowszechniania/trwałości (o trwałości więcej w kolejnym punkcie).

Dobór narzędzi i metod upowszechniania: Mając “co”, “komu” i “kiedy”, wybieramy jakimi kanałami i narzędziami dotrzemy[129][130]. Tu w grę wchodzi praktycznie wszystko z dziedziny promocji i komunikacji: – Media tradycyjne: prasa, radio, TV – np. artykuły, audycje, reportaże[129]. Bywa skuteczne do dotarcia do lokalnej społeczności i decydentów (których może zaciekawić artykuł w branżowym czasopiśmie). – Internet: strona internetowa projektu lub organizacji – stworzenie sekcji z rezultatami do pobrania[131]. Portale tematyczne – publikacja na ngo.pl, edulandia, itp. – Media społecznościowe: Facebook, Instagram, YouTube, TikTok – krótkie formy przekazu, filmiki pokazujące efekt, posty chwalące się sukcesem[131]. Warto tu dopasować medium do grupy (młodzi – Instagram/TikTok, dorośli – Facebook, profesjonaliści – LinkedIn). – Drukowane materiały: raporty, broszury, ulotki podsumowujące projekt[132]. Można je rozesłać do zainteresowanych instytucji, rozdawać na eventach. – Wydarzenia: konferencje, seminaria, spotkania otwarte, wernisaże, wystawy prezentujące rezultaty[133]. Np. publiczna prezentacja projektu – zaprosić ważne osoby i mieszkańców, by pokazać “oto co zrobiliśmy”. Również udział w wydarzeniach innych – np. jedziesz na konferencję NGO i prezentujesz tam wasz projekt jako case study. – Sieci i partnerstwa: włączenie rezultatów do baz danych (np. Erasmus+ ma platformę rezultatów projektów), zgłaszanie do konkursów (np. na innowację – jak wygracie, to samo w sobie upowszechnienie), budowanie sieci – np. wymiana z innymi miastami. – Ewaluacja i raportowanie: upowszechnianie to też element dbałości o jakość – dzielenie się wnioskami i rekomendacjami. Np. w raporcie do gminy formułujemy rekomendacje, jak kontynuować pracę z młodzieżą – to też upowszechnianie wśród decydentów.

Plan upowszechniania powinien konkretnie wskazywać, które narzędzie do jakiej grupy planujemy[128][134]. Np. “Do lokalnych władz skierujemy raport końcowy z rekomendacjami, a ponadto zaprosimy przedstawicieli na konferencję podsumowującą. Do młodzieży spoza projektu dotrzemy publikując filmik z sukcesami uczestników w mediach społecznościowych (TikTok, Instagram). Materiały edukacyjne udostępnimy na stronie stowarzyszenia i prześlemy do 50 szkół w regionie. Artykuł opisujący projekt wyślemy do portalu NGO, by zainspirować inne organizacje w kraju”.

Zasoby na upowszechnianie: W planie nie zapominamy uwzględnić, że upowszechnianie też wymaga pewnych zasobów – ludzi, czasu, pieniędzy. Często robi się to już z budżetu projektu (np. koszty konferencji zamykają budżet). Grantodawcy np. w Erasmusie oczekują, że beneficjent we wniosku przedstawi swoje plany upowszechniania i zobowiąże się je zrealizować[122], więc budżet musi to obejmować. W Polskich realiach – gdy się wspomni w ofercie, że wyniki będą rozesłane, opublikowane, to budżet może uwzględnić koszty druku, wysyłki, organizacji spotkania.

Upowszechnianie a trwałość: Upowszechnianie ściśle wiąże się z zapewnieniem trwałości rezultatów. Jeśli zadbamy, by wyniki żyły dalej i były wykorzystywane przez innych, zwiększamy trwałość. W planie upowszechniania dobrze więc przewidzieć też działania, które wykraczają poza formalny czas projektu – np. utrzymamy stronę z materiałami przez co najmniej 2 lata, przekażemy wypracowane narzędzia instytucji X, która będzie je dalej prowadzić.

Mierzenie sukcesu upowszechniania: Warto postawić sobie jakieś wskaźniki także do upowszechniania – ile osób dotrzemy informacją o projekcie, ile pobrań będzie mieć nasz poradnik, ilu przedstawicieli instytucji weźmie udział w konferencji. To pomoże ocenić, na ile plan zadziałał i argumentować w sprawozdaniu, że projekt miał duży zasięg.

Cytując Narodową Agencję Erasmus+: “Każdy wnioskodawca jest proszony o przedstawienie swoich planów dotyczących działań upowszechniających. (…) Upowszechnianie rezultatów projektów jest sposobem na przedstawienie tej pracy i pochwalenie się osiągniętymi wynikami”[122][123]. Nasz plan upowszechniania sprawi, że projekt nie zostanie “zamknięty w szufladzie”, ale przyniesie wartość dodaną szerokiemu gronu.

Podsumowując, plan upowszechniania to integralna część projektu, która opisuje, jak podzielimy się efektami naszego przedsięwzięcia z innymi[122]. Dobrze przemyślany plan sprawia, że nasza praca zyskuje większy sens i wpływ, a projekt staje się przykładem dobrej praktyki także poza pierwotnym kontekstem. Dla młodych i społeczności lokalnej to okazja do dumy (będą o nas pisać, mówić!), a dla naszej organizacji – budowanie marki i sieci kontaktów. Upowszechnianie to nie marketing dla samego PR-u; to pomnażanie korzyści projektu i zachęcanie innych, by czerpali z naszych doświadczeń[124]. Dlatego nie traktujmy tego jako dodatku na koniec, ale jako ważny moduł do zaplanowania od początku.